특허청은 더 이상 재외자에 대해 위임장 등의 서류에 직접 수기로 서명할 것을 요구하지 않기로 했다고 발표했다.  특허청은 매우 제한적인 경우에 한해 전자적으로 서명된 서류를 수리해 왔는데, 서명인이 내국인이고, 해당 전자 서명이 전자서명법에 규정된 엄격한 요건을 따르는 경우만이 이에 해당되었다.

특허청이 최근 발간한 <재외자의 서명이 필요한 위임장 및 공증서의 제출 편의 제고를 위한 업무처리 기준>(이하 “업무처리 기준”이라 함)에 따르면, 서명인이 재외자인 경우라도 아래에 설명된 방식 중 하나에 따라 전자 서명의 진정성을 확인할 수 있다면, 전자적으로 서명한 위임장이나 전자(원격) 공증서가 수리될 수 있게 되었다.

(1)  경우 1: 일반적인 서명 형태를 갖추고 있는 경우

제출하는 문서 상의 전자 서명이 수기 서명 형태인 경우, 해당 문서의 국어 번역문과 함께, 해당 문서가 서명인에 의해 직접 전자적으로 적법하게 서명된 것임을 소명하는 대리인의 진술 내용을 제출해야 한다.

(2)  경우 2: 일반적인 서명 형태가 아닌 문자·기호 등으로 구성된 경우

제출하는 문서 상의 전자 서명이 타이핑된 문자, 기호, 디지털 서명 등의 형태를 취하는 경우, 해당 문서의 번역문 및 경우 1과 관련하여 전술한 대리인의 진술 내용과 함께, 해당 전자 서명이 유효한 서명임을 나타내는 서명 속성정보를 제출해야 한다.

(3)  예시

업무처리 기준은 위임장 등의 제출을 앞두고 있거나, 위임장 등이 접수되어 보정 중에 있는 건에 대해서도 적용된다.

위임장 등이 하나의 일체된 서류로서 전자서명된 경우에 수리하려는 취지이므로, 프로그램 등을 이용하여 서명 이미지를 단순 합성한 경우는 불수리된다.  전자서명된 문서를 하나의 일체된 서류로 볼 수 없는 경우에는 반려되거나 보정명령이 내려질 수 있으며, 전자서명의 진정성 및/또는 전자서명된 문서의 일체성을 확인하기 위해 추가 자료 제출을 요구할 수도 있다.